Acho que todos os leitores desse blog, utilizam essa ferramenta no seu cotidiano. Acredito aliás, que muitos (como eu) não conseguem ficar o dia sem acessar seu inbox para verificar se não existe nada de novo.

Prática aliás que alguns especialistas na área da saúde já estão classificando como doença. (Ou pelo menos transtorno, não sei exatamente a diferença, que me perdoem meus amigos da área da saúde.)

Bom, mas acredito que boa parte não utiliza seu e-mail de maneira eficaz (ou seria eficiente?). Eu mesmo até bom tempo atrás não utilizava de nenhuma “metodologia” para organizar meus e-mails. Na verdade até hoje acho que não atingi um nível de eficiencia que eu me contente. Mas acredito que esteja bem mais próximo disso.

Até a um tempo atrás, minha conta do gmail era uma zona total! Lia os e-mails e simplesmente os largava no meu inbox como Lidos. Era suficiente para mim, aquela inbox com 3123921 de e-mails lidos e 213 não lidos.

Depois que comecei a trabalhar, tive que aprender algumas best practices para organizar melhor minha vida. E acabei levando muito dessas novas atitudes e metodologias para o uso pessoal, o que me incentivou a pesquisar novas maneiras de ser mais organizado e produtivo.

Abaixo compilei algumas dicas, que espero que ajudem:

Por que organizar meus e-mails? Já não está bom assim?

Bom, depende de quão organizado você é.
Vamos realizar um simples teste, escolha de 0 a 10:

• Sendo 0:
  Apenas leio os e-mails e as vezes apago eles quando não vou precisar mais;
• Sendo 5:
  Leio os e-mails, e após leitura eu os arquivo (retiro da inbox);
• Sendo 10:
  Possuo filtros/regras no meu e-mail, para que quando chegarem, já sejam automaticamente classificados, e se por algum acaso escapar algum, após lê-los, eu os coloco em pastas/tags separadas previamente, retirando do inbox.

Se você se classifica como uma pessoa entre 0 a 5 posso afirmar que: não. Não está bom assim.
Se estiver entre 5 e 10, imagino que já deve saber/utilizar várias das técnicas sugeridas aqui.

Agora porque você deve organizar seus e-mails? Bom, as razões são inúmeras:

1. Facilidade de recuperar algum e-mail antigo, cuja informação você esteja precisando agora;
2. Rapidez em acessar e-mails de determinado assunto/categoria;
3. Beleza no seu inbox (quando sua caixa está organizada, ela tende a estar vazia, sendo que dessa maneira você tem menos e-mails para poluir sua visão e lhe tirar o foco do que é importante);
4. Facilidade de backup;
5. Automatização de tarefas simples;
6. Entre outras…

Administração de E-mails

Antes de mais nada, devo dizer que cada um deve ter seu jeito personalizado de organização. Pois varia muito do tipo de e-mail que está acostumado a receber, o tipo de trabalho que exerce, quais são suas responsabilidades, frequência que recebe e deve responder os e-mails e etc.

Tendo isso em mente, devemos antes de “colocar a mão na massa” reservar um tempo para pensar como nos organizar de maneira eficiente.

Digamos que você recebe periodicamente alguns tipos de e-mail. Aposto que conseguimos pensar rapidamente em 3 ou 4 categorias de e-mail, como por exemplo:

• Trabalho;
• Família;
• Amigos;
• Listas de discussão;
• Outros.

Tendo uma divisão “macro” dos assuntos que podemos receber, podemos depois subdividir cada categoria em sub-categorias.

Ok, isso é fácil.

Devemos então configurar alguns filtros (gmail –> settings –> filters) ou regras (outlook –> tools –> rules) por exemplo, para automatizar tais tarefas. Podemos por exemplo, criar um filtro onde todos os e-mails recebidos de (from) mae@familia.com.br e pai@familia.com.br sejam movidos automaticamente para a pasta/tag “Família”.

Pontos positivos das Regras

1. Automatizam nosso trabalho;
2. São muito flexíveis (dependendo do cliente de e-mail);
3. Cobrem praticamente todas as possibilidades de filtragem;
4. Podemos programar o disparo do filtro várias ações diferentes (dependendo do cliente de e-mail);
5. Agilizam nossa organização, ou seja, sobra mais tempo para fazer outras coisas (como ler todos os e-mails)

Best Practices nos E-mails

Bom, depois de explicar o básico da organização dos e-mails, posso colocar aqui algumas das melhores práticas que eu utilizo. Devo salientar que a maioria não inventei, e sim vi em outros sites ou me deram dicas.

Ler e arquivar

Apesar de parecer estranho, aconselho você a depois que ler um e-mail arquivá-lo. Se este e-mail se encaixar em alguma das suas classificações, aplicar a classificação e então arquivá-lo.

Aqui assumindo que o conceito de “arquivar” é igual a “retirar do inbox”.
Isso para que você tenha um inbox mais clean e que dessa maneira, como já dito anteriormente, consiga se focar no que é importante e em novos e-mails.

Concentrar várias contas de e-mails em uma só

Uma coisa que talvez aconteça com vocês também, é possuir mais de uma conta de e-mail, onde você precisa ficar sempre entrando neles para verificar se nada de novo aconteceu.

Eu tenho 4 endereços de e-mail (e todos do gmail, ou pelo menos com o sistema do gmail). O que eu fiz? Escolhi como principal um deles e configurei todos os outros e-mail com um filtro/regra para que todo e-mail que chegasse, este seria automaticamente marcado como “Lido”, seria arquivado e então enviado ao meu e-mail principal.

E configurei também os “remetentes”, ou seja ao receber um e-mail destinado à diogo.kamioka@muitonerd.org eu respondo no meu outro e-mail, posso escolher usar o endereço acima como resposta. Tal funcionalidade pode ser encontrada na tela de Settings do gmail.

Dessa maneira, eu controlo todos os meus e-mail de um lugar só. E o gmail ainda identifica qual e-mail que eu recebi, e ao clicar em Reply ele já preenche o remetente com o e-mail correto!

Apenas fique atento em não responder o e-mail utilizando o remetente errado! As vezes se fizer isso, além do constragimento de enviar um e-mail para algum colega de trabalho, utilizando o seu e-mail do Ragnarok “assassino-critical@gmail.com” por exemplo… E algumas listas de e-mail rejeitam sua mensagem, pois você está cadastrado com outro e-mail.

Outro porém, é que o gmail ainda não consegue criar assinaturas de e-mails personalizadas para cada tipo de remetente. Uma pena. Algo que pode ser contornado se você utilizar scripts/addons para o Firefox ou mesmo um cliente de e-mail como o Outlook/Thunderbird.

Criar uma pasta/tag de TODO e TOREAD

Criar uma categoria de “TODO” onde você deve mover os e-mails que você não pode dar atenção nesse exato momento. Mova o e-mail para essa pasta ANTES de movê-la para sua pasta de categoria normal.

São ações que devem ser tomadas mas não necessariamente nesse exato momento. Para tanto, ao receber o e-mail e dar uma rápida lida em seu conteúdo para avaliar a prioridade do mesmo, mova-o para uma pasta de “TO DO”. Assim quando você tiver o tempo necessário, ou quando o assunto do e-mail virar prioridade, você pode voltar e fazer o que deve ser feito.

Após terminar a tarefa, mova o e-mail da pasta “TODO” para sua respectiva categoria. Dessa maneira você sabe que a tarefa foi realizada, e se precisar conferir este e-mail, este mesmo estará guardado para consultas futuras na sua pasta de categoria.

De maneira análoga, podemos fazer isso com e-mails “TOREAD” só que esse tipo de e-mail é aquele que você não necessariamente precise realizar alguma tarefa, são e-mails informativos, que você deve ler com mais calma mais tarde, e não tem o tempo necessário no momento. Após a leitura com calma, mova este e-mail para sua devida categoria.

Certifique-se de sempre de tempos em tempos verificar todos os e-mails classificados em “TODO” e “TOREAD”

Backup dos seus e-mails

De maneira similar à técnica de reunir várias contas em uma só, eu “criei” uma maneira simples de criar um backup online dos meus e-mails.

Essa solução me veio à mente inicialmente em um dia de 2005 aproximadamente, quando no auge da era gmail, eu o utilizava como segundo cérebro. Guardava tudo lá. Senhas, notas, dados de qualquer coisa, memorandos pra mim mesmo, etc, etc, etc… todas informações vitais!

Eis que um dia, não consigo acessar minha conta! E não era o servidor que estava fora do ar, pois alguns amigos conseguiam acessar, menos eu.

Posso reunir meu sentimento em uma palavra: DESESPERO.

Toda minha vida praticamente estava lá. E pior que ter perdido tudo? (De acordo com o contrato do Gmail, eles podem wipar sua conta sem mais nem menos, e além do mais, eles são beta [Sim, ainda são]) e se algum hacker mal intencionado (Eu considero que existem hackers bem intencionados) tomou minha conta por algum descuido meu????

Bom, passados os traumas, descobri que foi realmente alguma falha do gmail, algum tempo depois conseguia acessar minha conta sem problemas. Mas isso me fez pensar, como estava dependente de um serviço.

O que eu fiz? Bom, uma maneira simples que adotei, foi de criar um filtro/regra para que todo e-mail que eu recebesse, fosse enviado uma cópia (forward) para um outro e-mail criado em outro servidor.

No caso eu escolhi um rival, o Yahoo!Mail. Criei uma conta lá, escolhi uma senha diferente da do gmail ((Se eu tivesse escolhido a mesma senha, estaria colocando em risco as duas contas se alguém descobrisse a senha)).

Dessa maneira apenas preciso me certificar de acessar a conta do Yahoo de tempos em tempos (acho que é aproximadamente de 3 em 3 meses) para que a conta não seja inativada. E dessa maneira eu tenho um simples método de backup de e-mails, online! E como o Yahoo!Mail também disponibiliza um armazenamento virtualmente infinito, não preciso me preocupar em limpar os e-mails de vez em quando.

Utilização correta do campo C.C.

Quando no trabalho, ou mesmo para assuntos pessoais, precisamos enviar um e-mail para alguém, entretanto precisamos que outra pessoa fique sabendo do conteúdo do e-mail, as vezes somente para registrar (um relatório de status para um cliente, mas seu chefe precisa saber que você enviou) que você realmente está fazendo seu trabalho, muitas vezes as pessoas colocam ambos e-mails no campo “To:” o que é um procedimento incorreto.

É para isso que existe o campo “C.C” o famoso “Carbon Copy” (cópia carbono). Esse termo veio das antigas notas, onde precisávamos criar uma “segunda via”. Onde geralmente a folha de trás era copiada no ato, com uma folha de papel carbono. A famosa “segunda via” era uma cópia de registro. De maneira semelhante quando precisamos enviar uma “segunda via” do e-mail para um chefe.

Quando colocamos o e-mail do chefe no destinatário, e não na cópia, estamos implicando que o e-mail é direcionado ao chefe também, e que ele pode responder o e-mail, não só verificar.

Atualmente estamos usando muito o e-mail como agente controlador, e verificador. Uma maneira de formalizar conversar telefônicas, e etc, para  “deixar por escrito” o que foi definido.

E pegando um gancho nessa formalização, e documentação, que descrevo o texto abaixo…

Validade Legal dos E-mails

Acho interessante também levantar este ponto. A validade legal dos e-mails como documentos. Recentemente estive em uma aula, onde foi levantada tal questão, onde um e-mail pode ser usado como prova legal num processo.

Tenho lá minhas dúvidas, pois sei como é relativamente fácil forjar uma identidade, baseada somente no remetente. Por isso que vieram as assinaturas eletrônicas (assunto que poderia render outro post de tão interessante, ah… essa criptografia…). Entretanto aparentemente um tribunal pode aceitar como prova legal, um e-mail quando este estiver confirmando algum outro e-mail. Confuso? Cheio de brechas? Também achei… mas dei uma rápida vasculhada na internet e achei o site abaixo:

http://imasters.uol.com.br/artigo/4172/direito/eficacia_legal_dos_documentos_eletronicos/

Veracidade deste link? Bom, vou ser sincero. Não foi atrás verificar as fontes, mas dessa vez vou correr o risco de gerar um boato… hehehe

Galera, espero que tenham gostado das dicas e do texto, e espero que esse monte de bytes aí em cima consigam agregar de alguma maneira valor à vida de vocês!

Abraços!!

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